Politique de confidentialité

Dans le cadre de l'édition et de l'exploitation du site internet https://axonia.fr (le « Site »), de l'application mobile Axonia (l'« Application ») et de la plateforme de contenus pédagogiques à laquelle le Site et l'Application donnent accès (la « Plateforme »), et plus généralement dans le cadre de leur activité de fourniture de prestations de services d'accompagnement pédagogique (les « Services »), les sociétés Prep'Etoiles et AXONIA sont amenées à collecter des données à caractère personnel (« Données »). Les Services se déclinent en cours dispensés en présentiel et en cours dispensés à distance (en ligne). Prep'Etoiles et AXONIA sont chacune respectivement responsables des traitements de Données ainsi effectués.

Les personnes concernées par ces traitements sont :

• Les utilisateurs qui consultent le Site ou utilisent les fonctionnalités qui y sont proposées (« Utilisateur(s) ») ;
• Les personnes souhaitant bénéficier des Services d'accompagnement pédagogique (parent/élève) ou en proposer (professeur) par l'intermédiaire de Prep'Etoiles (« Prospect(s) ») ;
• Les élèves/parents ayant souscrit aux Services (« Client(s) ») au travers de la Plateforme et les professeurs (« Professeur(s) ») accessibles via la Plateforme.

Les Utilisateurs, Prospects, Clients et Professeurs sont ci-après désignés collectivement « Personnes Concernées ».

Prep'Etoiles et AXONIA s'engagent à traiter ces Données conformément à la règlementation applicable, notamment le Règlement (EU) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (RGPD), et la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite Informatique et Libertés (ci-après collectivement la « Règlementation »).

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») est destinée à informer les Personnes Concernées des conditions dans lesquelles les traitements de leurs Données sont réalisés et des droits dont ils disposent sur ces traitements et Données.

Les Responsables des traitements de Données sont respectivement :

• La société Prep'Etoiles, dont le siège social est situé 23 rue des Fossés Saint-Jacques, 75005 Paris, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 989 246 822, pour les cours dispensés en présentiel ;
• La société AXONIA, dont le siège social est situé 23 rue des Fossés Saint-Jacques, 75005 Paris, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 999 856 404, pour les cours dispensés à distance.

Les Données suivantes sont collectées :

• Données d'identification : nom, prénom, date de naissance, genre
• Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale
• Données liées aux élèves : parcours scolaire, besoins en termes pédagogiques, disponibilités
• Données liées aux professeurs : CV, expérience professionnelle, diplôme
• Informations bancaires (pour les Clients)
• Toute autre Donnée transmise volontairement via les zones de texte libre présentes dans certains formulaires du Site ou par oral lors d'un rendez-vous. Les Données non nécessaires au traitement de la demande de la Personne Concernée sont immédiatement supprimées.

Le caractère obligatoire ou facultatif des Données collectées et les éventuelles conséquences d'un défaut de fourniture à l'égard des Personnes Concernées sont précisés au moment de leur collecte.

Les Données sont traitées pour les finalités et selon les bases légales suivantes :

S'agissant des Utilisateurs du Site et des Prospects

• Mesures précontractuelles (Prospects élèves/parents) : permettre aux Prospects de prendre rendez-vous avec un conseiller afin d'exprimer leurs besoins, de bénéficier d'une présentation des fonctionnalités proposées et de planifier un cours d'essai, puis le cas échéant gérer la souscription aux Services ;
• Mesures précontractuelles (Prospects professeurs) : réaliser l'enrôlement et la sélection de nouveaux professeurs et le cas échéant gérer la conclusion du contrat avec les professeurs ;
• Newsletter : sous réserve du recueil du consentement de chaque Utilisateur via le formulaire dédié sur le Site, gérer l'inscription à la newsletter. Le consentement est formalisé par la validation du formulaire par chaque Utilisateur ;
• Contact : sur la base des intérêts légitimes de Prep'Etoiles, permettre à tout Utilisateur de contacter Prep'Etoiles pour toute question ou réclamation ;
• Exercice des droits : conformément aux obligations légales applicables, gérer les demandes des Utilisateurs et Prospects visant à exercer leurs droits tels que prévus par la Règlementation.

S'agissant des Clients

• Exécution du contrat : gestion du dossier Client, mise à disposition d'accès à la Plateforme, mise en relation avec les Professeurs, organisation des prestations d'enseignement, gestion de la facturation ;
• Intérêts légitimes : gestion administrative interne (suivi des prestations d'enseignement et du bon déroulé des cours), sécurisation et maintien de la Plateforme, sécurisation du chat sur la Plateforme, envoi de communications en lien avec les prestations fournies et gestion des éventuels contentieux ;
• Consentement : activation de la caméra de l'élève lors des cours et enregistrement desdits cours dans un objectif pédagogique et d'amélioration des méthodes utilisées, envoi de newsletter ;
• Obligations légales : gérer les demandes des Clients visant à exercer leurs droits tels que prévus par la Règlementation.

S'agissant des Professeurs

• Exécution du contrat : gestion du dossier, mise à disposition d'accès à la Plateforme, mise en relation avec les élèves, organisation des prestations d'enseignement et versement de la rémunération du Professeur ;
• Intérêts légitimes : gestion administrative interne (suivi des prestations d'enseignement), sécurisation et maintien de la Plateforme, sécurisation du chat sur la Plateforme, envoi de communications en lien avec les prestations fournies et gestion des éventuels contentieux ;
• Consentement : enregistrement des cours dans un objectif pédagogique et d'amélioration des méthodes utilisées, promotion des activités de Prep'Etoiles via la publication de la photographie, du nom, du prénom et du résumé du CV du Professeur sur le Site ;
• Obligations légales : gérer les demandes des Professeurs visant à exercer leurs droits tels que prévus par la Règlementation.

Conformément à la Règlementation, les Données ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la poursuite des finalités décrites dans la Politique :

• Les Données collectées dans le cadre de la souscription aux Services par les Clients sont conservées en base active pendant la durée de ladite souscription puis en archivage intermédiaire afin de permettre à Prep'Etoiles (en cas de cours en présentiel) ou AXONIA (en cas de cours à distance) de répondre à des obligations comptables ou fiscales et de se constituer une preuve en cas de contentieux ;
• Les Données collectées dans le cadre de l'enrôlement de nouveaux Professeurs ayant été retenus sont conservées en base active pendant la durée du contrat conclu avec le professeur puis en archivage intermédiaire afin de permettre à Prep'Etoiles (en cas de cours en présentiel) ou AXONIA (en cas de cours à distance) de répondre à des obligations comptables ou fiscales et de se constituer une preuve en cas de contentieux ;
• Les Données collectées dans le cadre de l'enrôlement de nouveaux Professeurs n'ayant pas été retenus sont conservées en base active pendant maximum 2 ans à compter du dernier contact avec le Professeur ;
• Les Données collectées afin d'envoyer la newsletter sont conservées en base active pendant 3 ans à compter du dernier contact avec la Personne Concernée ou jusqu'à retrait du consentement ;
• Les Données liées à des questions et réclamations sont conservées en base active pour la durée nécessaire au traitement de la demande puis en archivage intermédiaire pendant 5 ans ;
• Les Données liées aux demandes d'exercice de droits prévus par la Règlementation sont conservées en base active pendant la durée de gestion de la demande concernée puis en archivage intermédiaire pendant 5 ans.

Les Données sont traitées par les personnels habilités de Prep'Etoiles et d'AXONIA (service informatique, service commercial, service RH, service financier). La société Prep'Etoiles agit en tant que mandataire sous-traitant d'AXONIA pour la gestion de la facturation.

Les Données sont également transmises à des destinataires externes, à savoir aux prestataires informatiques auxquels Prep'Etoiles et AXONIA font appel. En cas de réservation d'un cours d'essai, les Données pertinentes des Prospects élèves/parents sont transmises au Professeur sélectionné. Les Données pertinentes des Clients ayant souscrit aux services sont transmises aux Professeurs.

Les Données peuvent être transférées vers des prestataires sous-traitants situés dans des pays hors Union Européenne ou Espace Economique Européen. Dans de tels cas, Prep'Etoiles et AXONIA s'assurent que ledit pays a fait l'objet d'une décision d'adéquation par la Commission Européenne. Dans le cas contraire, Prep'Etoiles et AXONIA s'engagent à encadrer le transfert par les instruments juridiques appropriés, notamment les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne ou des règles d'entreprise contraignantes, pour autant que les conditions d'utilisation de ces instruments soient remplies.

Pour obtenir plus d'informations sur la façon dont Prep'Etoiles et AXONIA protègent les Données ou une copie des instruments juridiques mis en œuvre, les Personnes Concernées peuvent en faire la demande par email à contact@axonia.fr.

Afin d'exercer leurs droits sur leurs Données, les Personnes Concernées peuvent contacter Prep'Etoiles et/ou AXONIA à tout moment aux coordonnées suivantes :

• Par courrier : 23 rue des Fossés Saint-Jacques, 75005 Paris
• Par email : contact@axonia.fr

Les Personnes Concernées disposent des droits suivants :

• Droit d'accès et d'information : permet (i) d'obtenir confirmation que des Données sont traitées, (ii) d'accéder auxdites Données (droit de copie) et (iii) d'obtenir des informations relatives aux caractéristiques des traitements ;
• Droit de rectification : demander la rectification des Données si celles-ci sont inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement : demander à effacer les Données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires, notamment en cas de retrait du consentement ou d'exercice du droit d'opposition, et pour tous les motifs énoncés à l'article 17 du RGPD. Ce droit peut toutefois être limité si le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale ;
• Droit à la limitation du traitement : obtenir la limitation du traitement des Données dans les cas définis à l'article 18 du RGPD ;
• Droit d'opposition « général » : s'opposer, à tout moment et pour des raisons tenant à la situation particulière de la Personne Concernée, aux traitements fondés sur les intérêts légitimes de Prep'Etoiles ou d'AXONIA. Ce droit peut être limité, notamment s'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
• Droit d'opposition à la prospection commerciale : s'opposer, à tout moment, au traitement de Données mis en œuvre à des fins de prospection commerciale fondé sur l'intérêt légitime de Prep'Etoiles ou d'AXONIA ;
• Droit au retrait du consentement : retirer le consentement à tout moment lorsqu'il a été préalablement donné ;
• Droit à la portabilité : ce droit est applicable uniquement lorsque les traitements ont pour base légale le consentement de la Personne Concernée ou l'exécution d'un contrat et permet (i) d'obtenir tout ou partie des Données préalablement fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine afin de les stocker ou de les réutiliser ou (ii) de demander à Prep'Etoiles ou AXONIA de transférer ces Données à un autre organisme lorsque cela est techniquement possible ;
• Directives post-mortem : formuler des directives particulières concernant la conservation, l'effacement et la communication des Données post-mortem.

Les droits susmentionnés peuvent être limités dans certains cas en vertu de la Règlementation. S'il existe un doute raisonnable sur l'identité de la personne exerçant ses droits, Prep'Etoiles ou AXONIA pourra lui demander un justificatif permettant de prouver son identité.

Si les échanges avec Prep'Etoiles ou AXONIA n'ont pas été satisfaisants, la Personne Concernée peut introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données personnelles. En France : Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés – CNIL, 3 place de Fontenoy TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.

La présente Politique peut être modifiée à tout moment, afin notamment d'en assurer la conformité à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Toute modification sera affichée sur la page de la présente Politique, et la date de mise à jour sera actualisée. Ces modifications s'appliqueront à la date d'entrée en vigueur de la version modifiée. Les Personnes Concernées sont donc invitées à consulter régulièrement la dernière version de cette Politique.